Como Gerente do workspace, você prepara a MeetRox para o seu time: integra o CRM, cadastra as pessoas e define como as conversas são classificadas e avaliadas. A ordem importa: os scorecards, os resumos e o preenchimento do CRM dependem do tipo de conversa, e o tipo de conversa depende dos grupos. Siga os passos abaixo nesta sequência.
1. Integre o CRM
A integração deve ser feita por um administrador do CRM. Um usuário comum não consegue aprovar todas as permissões, e a integração fica parcial. Entenda em Por que a integração com o CRM deve ser feita por um Admin?
Veja os CRMs compatíveis e o passo a passo do seu: HubSpot, Salesforce, Pipedrive e outros.
2. Confira os domínios internos
A MeetRox separa reuniões internas das reuniões com clientes pelo domínio de e-mail dos participantes. Se a sua empresa usa mais de um domínio, cadastre os demais em Configurações > Conversas > Gravação de reuniões, na opção Domínios internos, e clique em salvar. Veja Configurar domínios de e-mails como internos.
3. Crie os grupos
Organize o time como ele trabalha (SDR, Closer, CS…) em Configurações > Time > Grupos. Veja Criar novo grupo de usuários.
4. Cadastre os usuários
Acesse Configurações > Time > Usuários e clique em Criar usuários;
Informe nome, e-mail e papel: Membro para quem grava e usa as conversas no dia a dia, Gerente do workspace para lideranças e quem configura a plataforma;
Inclua cada pessoa no grupo certo e envie o acesso por e-mail.
Muitas pessoas de uma vez? Cadastre via planilha (CSV). Detalhes de papéis e acessos em Adicionar novos usuários.
5. Crie os tipos de conversa
O tipo de conversa diz à MeetRox o que aconteceu em cada reunião (diagnóstico, demonstração, kickoff…) e define qual scorecard, resumo e preenchimento de CRM se aplicam. Comece com poucos tipos e regras simples, de preferência por grupo primário. Veja O que são Tipos de Conversa? e Como criar e configurar Tipos de Conversa.
6. Crie os scorecards
Defina os critérios de avaliação de cada tipo de conversa. Veja Principais conceitos: scorecards e Como criar um novo Scorecard?
7. Configure o preenchimento do CRM e os resumos
Escolha quais campos a MeetRox AI preenche no CRM e como são os resumos de cada tipo de conversa: Preenchimento do CRM: configuração dos campos e Como criar um resumo personalizado?
8. Defina a privacidade das conversas
Decida se as conversas são públicas para todo o workspace ou privadas. O Gerente do workspace vê todas, independentemente dessa configuração. Veja Como alterar a privacidade das conversas.
9. Coloque o time para gravar
Peça que cada pessoa conecte a agenda e instale a Extensão, seguindo o artigo Sou usuário: primeiros passos.
10. Acompanhe os primeiros dias
No Dashboard de gravações, veja o que aconteceu com cada reunião agendada;
No Rox Data, acompanhe a aderência do time aos scorecards;
Cadastre nomes de produtos, concorrentes e siglas no Vocabulário personalizado para melhorar a transcrição.
Importante notar
Grupo primário: a classificação por grupo usa o grupo primário de cada pessoa. Um usuário no grupo certo, mas sem grupo primário, gera conversas com o tipo Indefinido.
Tipo de acesso é definitivo: o tipo de acesso escolhido no cadastro não pode ser alterado depois pelo Gerente do workspace. Para corrigir, fale com a gente pelo Suporte.
Perguntas frequentes (FAQ)
Criei um usuário, mas ele não aparece na lista de representantes. Por quê?
Veja as causas em Criei um usuário, mas ele não aparece na lista de representantes.
As conversas do time estão ficando como "Indefinido". O que fazer?
Normalmente falta o grupo primário ou há regras conflitantes nos tipos de conversa. Veja Tipo de conversa "Indefinido".
O resumo da reunião não chegou ao CRM.
Confira se a integração foi feita por um administrador do CRM e se a conversa tem um tipo definido. Mais causas em Por que o resumo da minha reunião não aparece no CRM?
Como sei se o time está gravando as reuniões?
Pelo Dashboard de gravações, que mostra o status de cada reunião agendada.
Preciso configurar tudo antes de o time começar a gravar?
O ideal é ter pelo menos o CRM, os grupos, os usuários e os tipos de conversa prontos. Conversas gravadas antes disso podem ficar sem scorecard e sem preenchimento do CRM.
Ficou com alguma dúvida? Fale com a gente clicando em Suporte, no menu lateral da MeetRox.