Neste artigo vamos explorar as possibilidades de pesquisar o status de cada uma das reuniões presentes em seu workspace, e também daquelas que não apareceram lá por algum motivo.
Aqui a visualização é macro e fica fácil de conferir o que aconteceu com o notetaker em suas reuniões.
💡 Rox explica
O dashboard de gravações está disponível somente para os gestores de workspace, usuários que tenham a permissão diferente de gerente, não conseguirão visualizar as informações contidas neste dashboard.
Para acessar o dashboard, basta seguir o seguinte caminho:
Clique na sua foto no canto superior direito;
Agora, clique em gerenciar;
Na nova tela que apareceu, clique em gravações, no menu lateral esquerdo;
Chegamos ao nosso destino, o dashboard de gravações.
É importante notar que podemos visualizar todas as reuniões, as suas próprias, mas também as reuniões de outros usuários do workspace. A única necessidade para que a reunião apareça aqui, é ter a agenda sincronizada com a MeetRox.
Vamos separar a tela em porções para que o entendimento seja mais claro e consigamos passar por todos os aspectos da tela.
Pesquisas
Aqui conseguimos usar o link da sala de reunião para encontrar a sua reunião. É importante fixar que neste campo, conseguimos procurar somente usando o link da sala de reunião. As salas de reunião geralmente têm a seguinte estrutura: https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx
Início
Esta coluna destaca qual foi a data e horário de início da reunião em questão, aqui conseguimos clicar no botão de filtro para listarmos todas as reuniões que aconteceram em um dia específico.
Agendas
Nesta coluna conseguimos identificar quem foram os participantes daquela reunião, é possível clicar no botão de filtro para listar somente as reuniões realizadas por aquele usuário.
Quando existe mais de um participante, é possível clicar no "+1" ou "+x" que aparece ao lado do nome do dono da reunião, para identificar quais foram todos os participantes. É importante lembrar que o filtro vai buscar somente o dono da reunião.
Evento
Esta coluna, lista o nome dado para aquela reunião. Podemos clicar no filtro para listar as conversas que tenham um nome específico em seu título.
URL da reunião
Aqui conseguimos identificar qual foi o link da sala de reunião para aquele evento. Clicar em cima do link te leva diretamente para a sala de reunião. Também podemos usar o filtro e colocar o link da reunião para a listar.
Status
Este é o campo que vai te trazer o status para cada uma das reuniões. São vários os status que podem ser identificados nesta lista, por isso, vou pontuar qual é o significado de cada um deles.
Agendada: Este status mostra que a reunião está foi agendada, mas não teve gravação. Geralmente este status é listado em reuniões internas;
Não agendada: Este status lista as reuniões que não foram agendadas ou que são provenientes de um convite que se repete a cada "x" tempo;
Reunião importada: Este status demonstra que a reunião foi agendada e gravada com sucesso, é possível clicar no ícone abaixo para ir direto à gravação;
Gravada: Este status também demonstra que a reunião foi gravada com sucesso e pode ser consultada já na MeetRox, clicar no ícone abaixo te leva até a conversa;
Não gravada: Este status demonstra que a reunião não foi gravada por algum motivo. O motivo da não gravação sempre vai aparecer na coluna "Resultado", que vamos ver no próximo tópico;
Sala de espera: Este status confirma que o notetaker está na sala de espera de uma reunião, aguardando para ser aceito e começar a gravar;
Em chamada: Este status confirma que o notetaker está na sala de reunião gravando com sucesso;
Gravando: Este status também demonstra que a gravação daquela reunião está acontecendo com sucesso;
Processando: Depois de gravada, a reunião passa pelo processamento da MeetRox, que é quando transcrevemos, dividimos quem falou o que na reunião, e os horários de cada uma das falas. No geral, este status leva até 15 minutos para ser finalizado;
Erro: Este status confirma que houve um erro na gravação e o ideal, é abrir um ticket de suporte para uma investigação acontecer;
Não reagendada: Este é um status genérico que não deve aparecer em suas reuniões, caso apareça é só entrar em contato com o suporte;
Iniciar: Este também é um status genérico que não deve aparecer em suas reuniões, caso apareça é só entrar em contato com o suporte.
Também conseguimos filtrar pelo status de interesse, para listar todas as reuniões.
Resultado
Esta coluna vai listar um motivo complementar para o status. Assim fornecendo mais detalhes do que houve para uma gravação acontecer, ou não, corretamente. Por serem vários, vou listar um a um e indicar qual o significado de cada um deles:
A chamada foi encerrada pelo anfitrião: Este status é destacado, quando uma reunião é encerrada para todos os participantes pelo anfitrião;
A chamada foi encerrada devido à inatividade da plataforma: Este status aparece quando a plataforma que você está utilizando encerra a chamada por falta de interação;
A chamada foi encerrada devido ao tempo máximo: Este status aparece para plataformas que têm um limite máximo de tempo para que uma reunião aconteça. E este tempo foi extrapolado, encerrando assim a reunião automaticamente;
A chamada foi encerrada devido ao tempo limite da sala de espera: Este status é exibido quando existem participantes na sala de espera e estes não são aceitos por ninguém, encerrando assim a chamada automaticamente;
Tempo limite excedido na sala de espera: Este status aparece, quando o notetaker entrou na sala, identificou que haviam participantes na reunião, ficou na sala de espera por cerca de 10 minutos e não foi aceito como um participante. Sendo então expulso pelo Google;
Tempo limite excedido, ninguém entrou: Este status aparece quando o notetaker entrou na sala, identificou que nenhum participante entrou na reunião, ficou na sala de espera por cerca de 10 minutos e também não foi aceito. Sendo então expulso pelo Google;
Tempo limite excedido, todos saíram: Este status aparece, quando o notetaker entrou na sala, identificou que haviam participantes na reunião, porém todos os participantes saíram da reunião enquanto ele estava na sala de espera. A gravação é encerrada neste caso;
Bot expulso da chamada: Este status aparece quando o notetaker é manualmente expulso por um organizador da reunião, depois de já ter iniciado a gravação;
Bot expulso da sala de espera: Este status aparece quando o notetaker não é aceito como um participante da sala de reunião e é rejeitado na sala de espera;
Bot recebeu comando para sair da chamada: Este status é listado quando algum comando do lado da MeetRox faz com que o notetaker saia da sala de reunião;
OK: Este status confirma que a gravação aconteceu com sucesso;
Erro: Este status confirma que houve um erro da gravação, neste caso entre em contato com o suporte.
É possível clicar no botão de filtro para listar todas as reuniões que tenham o mesmo resultado.
Plataforma
Lista qual foi a plataforma usada para realizar aquela gravação, também é possível filtrar para ver todas as reuniões de uma plataforma específica.
Detalhes da reunião
É possível acessar os detalhes da reunião clicando no ícone de "flecha" ao lado do evento.
Nos detalhes, é possível encontrar qual foi a duração agendada para a reunião, quem foi o criado, quem foi o organizado e também quais foram todos os participantes.
Limpar filtros
Localizado no canto superior esquerdo da tela, este botão serve para que todos os filtros aplicados sejam limpos e a visualização padrão seja restaurada.
Exportar
Localizado no canto superior direito da tela, este botão te permite exportar todas as reuniões que atendam a visualização atual. Caso algum filtro esteja aplicado, somente as reuniões que atendam à aquele filtro serão exportadas.
E com isso finalizamos as informações do dashboard de gravações. Agora você pode verificar o status de todas as suas reuniões de forma fácil e rápida.
Não se esqueça de usar bastante esta nova funcionalidade e trazer feedbacks para a melhoria contínua dessa parte do sistema.
Até a próxima. 🚀