Neste artigo vamos entender como usar esta ferramenta que vai te dar a garantia de gravação de suas reuniões e até te deixar chamar o notetaker para gravar aquelas reuniões que são internas de uma forma muito prática e rápida.
💡 Rox explica
O calendário de reuniões pode ser visualizado e acessado assim que você realiza login na sua conta da MeetRox. Ele se encontra já na sua página inicial. Assim, sempre que você entrar no seu workspace, terá a visualização do seu dia de reuniões e se o notetaker está programado para as gravar.
A tela deve ser bem semelhante a esta que apresento abaixo:
Para detalhar melhor, vou apresentar cada componente desta tela, assim garantimos que estamos alinhados em cada etapa do processo.
Calendário
Começando pelo calendário, aqui você pode navegar pelos diversos dias e meses que suas reuniões já estão agendadas. Basta clicar em cima da data que quer visualizar os eventos.
Painel de eventos
No painel localizado à direita do calendário, é possível visualizar cada evento que o notetaker conseguiu resgatar de sua agenda. Aqui conseguimos visualizar o horário do evento, o nome do evento, o link para a sala no Google Meet ou Microsoft Teams (clicar em cima do link te leva diretamente para a sala de reunião) e um detalhamento que diz respeito ao notetaker.
🔮 Importante notar
Você consegue visualizar os eventos que passaram, os eventos do dia de hoje e também os eventos do dia de amanhã.
Eventos futuros que têm data de início maior do que o dia seguinte (24H), ainda não podem ser visualizadas por este painel.
No painel de eventos conseguimos localizar o status do notetaker para cada uma das reuniões. Os status podem ser:
Não disponível: Este status aparece para quando não há uma gravação na MeetRox para um evento que passou;
Não será gravada: Este status indica que o notetaker não vai entrar para realizar a gravação deste evento, geralmente por conta de só existirem e-mails internos no convite;
Obs.: Quando neste status, é possível marcar para que o notetaker entre manualmente na reunião, vamos explorar essa opção mais adiante.
Disponível na MeetRox: Este status indica que a reunião foi gravada e está disponível para visualização no seu workspace;
Obs.: Para ir até a conversa, basta clicar no ícone que aparece ao lado direito do evento, quando o mouse está sobre ele. Também vamos ver no detalhe como fazer isso mais a frente.
Agendado para gravação: Neste status, o notetaker entendeu que esta é uma reunião que será gravada, então ele vai pedir para participar da reunião.
É também no painel de eventos que conseguimos tomar algumas ações para as reuniões que aparecem no calendário. Estas ações podem ser tomadas ao clicar em cima do ícone de três barras, que aparece ao passar o mouse em cima do evento. Assim como no exemplo que segue:
As ações possíveis são:
Abrir o link da reunião: Clicando nesta opção, você é vai até a sala de reunião para este evento;
Abrir o evento da agenda: Te leva até o evento que está criado na agenda;
Marcar para gravação: Para os eventos que estão com o status "Não será gravada", é possível marcar manualmente para que a gravação aconteça;
Obs.: Todos os convidados para a reunião o evento, que têm a agenda sincronizada com a MeetRox, podem realizar esta ação.
Cancelar gravação: Para os eventos que estão com o status "Agendado para gravação", é possível cancelar manualmente a gravação para que o notetaker não solicite acesso à sala;
Obs.: Todos os convidados também conseguem realizar esta ação, desde que tenham a agenda sincronizada com a MeetRox.
Ir para a gravação: Direciona diretamente para a conversa dentro da MeetRox.
Estas são as possibilidades com o novo calendário de reuniões, use bastante e não esqueça de trazer feedbacks sobre o seu uso com esta nova ferramenta.
Até a próxima. 🚀