O que você consegue fazer
Com a integração entre a MeetRox e o Google Calendar, você consegue:
Gravar automaticamente reuniões do Google Meet agendadas na sua agenda.
Receber transcrição, resumo e análises da conversa.
Evitar a entrada manual do bot em cada reunião.
Garantir que suas reuniões sejam processadas automaticamente, desde que atendam às regras de funcionamento da plataforma.
Como funciona a gravação automática
1. Agende a reunião com antecedência
O convite da reunião deve ser enviado com pelo menos 10 minutos de antecedência.
Esse tempo é necessário para que a MeetRox sincronize as agendas e identifique que existe uma reunião programada para gravação.
Onde o link da reunião precisa estar? A MeetRox reconhece o link na videoconferência do Google Meet, na videoconferência de outro fornecedor anexada ao convite ou escrito no campo Local do evento. Não é mais preciso colar o link na descrição.
2. Quem pode aceitar o bot na reunião?
O pedido de entrada do bot é controlado pelo Google Meet.
Quem pode admitir o bot é qualquer participante da empresa que organizou o convite.
Exemplo:
SDR cria o convite.
AE entra na reunião.
O AE consegue admitir o bot normalmente.
Já participantes externos (como clientes) normalmente não possuem essa permissão.
Recomendação: sempre que possível, faça com que o convite seja criado pela sua empresa.
3. Quem precisa participar da reunião?
Não é obrigatório que o organizador da agenda seja quem conduzirá a reunião.
O importante é que:
a pessoa integrada à MeetRox esteja presente no convite;
ela tenha aceitado o convite na agenda;
o evento tenha sido criado com pelo menos 10 minutos de antecedência.
E se o evento estiver em outro calendário? Por padrão, a MeetRox lê o seu calendário principal. É possível sincronizar todos os seus calendários, e aí as reuniões em calendários secundários também passam a agendar o Notetaker automaticamente (requer ativação pela MeetRox).
4. Quando o bot entra na reunião?
O bot entra automaticamente 1 minuto antes do horário agendado da reunião.
Exemplo: reunião agendada para 09:00. O bot solicitará entrada aproximadamente às 08:59.
5. Quanto tempo o bot fica esperando na sala de espera?
Caso o bot não seja admitido na reunião, ele permanecerá aguardando por até 5 minutos.
Se ninguém admitir sua entrada dentro desse período, a tentativa será encerrada automaticamente.
Exemplo:
Reunião: 09:00
Bot solicita entrada: 08:59
Não foi admitido
Às aproximadamente 09:04 o bot encerra a tentativa.
Importante: esse comportamento segue as regras atuais de funcionamento da MeetRox em conjunto com o Google Meet.
6. O que acontece se ninguém entrar na reunião?
Se nenhum participante ingressar na reunião dentro do tempo esperado, o bot também encerrará automaticamente a tentativa de gravação.
Esse tempo também é de 5 minutos.
Isso evita que o bot permaneça conectado em reuniões que não acontecerão.
7. Posso chamar o bot manualmente?
Sim, pela Extensão da MeetRox: com a reunião do Google Meet aberta no Chrome, abra a Extensão e clique em Convidar MeetRox Notetaker. Se houver um evento na agenda, mesmo sincronizado depois, a gravação é vinculada a ele.
A entrada automática continua valendo só para reuniões identificadas pela integração com o Google Calendar.
8. Como interromper a gravação?
Caso a reunião não deva mais ser gravada, basta remover o bot da reunião.
A gravação será encerrada automaticamente.
9. Quando a gravação começa?
Após o bot entrar na reunião, nenhuma ação adicional é necessária.
A gravação acontece automaticamente.
A transcrição começa quando há fala na reunião.
10. Em quanto tempo a reunião aparece na MeetRox?
Após o término da reunião, o processamento pode levar até 15 minutos.
Depois disso estarão disponíveis:
Vídeo;
Transcrição;
Resumo;
Métricas;
Scorecards (quando aplicável);
Demais funcionalidades da plataforma.
11. Posso gravar reuniões criadas com links instantâneos do Google Meet?
Não automaticamente.
A gravação automática não acontece em:
reuniões iniciadas pelo botão "Nova reunião" do Google Meet;
links criados como "Para depois";
reuniões que não possuem um evento válido na agenda.
Para que a gravação automática funcione, é necessário:
existir um evento no Google Calendar;
conter o e-mail do usuário integrado à MeetRox;
conter pelo menos um participante externo (quando aplicável).
Caso sua reunião não atenda esses requisitos, use a Extensão da MeetRox para convidar o Notetaker na hora.
12. Existe um tempo máximo de gravação?
Sim.
Uma gravação pode permanecer ativa por aproximadamente 3 horas.
Após esse período, ela será encerrada automaticamente.
Boas práticas
Agende a reunião com pelo menos 10 minutos de antecedência.
Aceite o convite na agenda antes da reunião.
Adicione corretamente os participantes.
Admita o bot assim que ele solicitar entrada.
Utilize a Extensão para reuniões rápidas, instantâneas ou fora do fluxo padrão.
Evite alterar o link da reunião após o envio do convite.
⚠️ Alertas importantes
O bot solicita entrada 1 minuto antes do horário da reunião.
O tempo máximo de espera na sala de espera é de 5 minutos.
Caso ninguém aceite o bot nesse período, a gravação não será realizada.
Links instantâneos do Google Meet não são gravados automaticamente. Nesses casos, use a Extensão.
Alterações feitas poucos minutos antes da reunião podem impedir que ela seja identificada pela MeetRox.
Erros mais comuns
O bot não apareceu
Possíveis causas:
Reunião criada com menos de 10 minutos de antecedência;
Usuário integrado não estava no convite;
Convite não foi aceito;
Link instantâneo do Google Meet;
Evento criado em um calendário secundário, sem a sincronização de todos os calendários ativada.
O bot saiu da sala de espera rapidamente
Possível causa: ele aguardou os 5 minutos máximos sem ser admitido.
A reunião não apareceu na MeetRox
Possíveis causas:
Evento criado fora da agenda;
Reunião criada manualmente no Meet;
Processamento ainda em andamento;
Convite criado fora das regras da integração.
Exemplos práticos
Cenário 1
Reunião criada às 08:00 para acontecer às 09:00.
O bot identifica o evento, solicita entrada às 08:59 e é admitido.
Resultado: a reunião é gravada normalmente.
Cenário 2
Reunião criada às 08:58 para começar às 09:00.
Resultado: não haverá tempo suficiente para sincronização. Nesse caso, utilize a Extensão da MeetRox.
Cenário 3
O bot entrou na sala de espera, mas ninguém o admitiu.
Resultado: após aproximadamente 5 minutos, ele encerra automaticamente a tentativa de entrada.
Checklist antes da reunião
Evento criado no Google Calendar.
Usuário integrado adicionado ao convite.
Convite aceito.
Reunião criada com pelo menos 10 minutos de antecedência.
Participantes corretos adicionados.
Bot admitido na reunião.
Perguntas frequentes (FAQ)
Posso chamar o bot manualmente?
Sim, pela Extensão da MeetRox. Com a reunião aberta no Chrome, abra a Extensão e clique em Convidar MeetRox Notetaker.
Posso gravar reuniões instantâneas?
Sim, pela Extensão da MeetRox. A integração com o Google Calendar não grava essas reuniões automaticamente. Se depois existir um evento na agenda para essa reunião, a gravação feita pela Extensão é vinculada a ele.
Onde o link da reunião precisa estar no convite?
Na videoconferência do Google Meet, na videoconferência de outro fornecedor anexada ao convite ou no campo Local do evento. Não é preciso colar o link na descrição.
Tenho mais de um calendário no Google. Todos são lidos?
Por padrão, só o calendário principal. É possível sincronizar todos os seus calendários para que reuniões em calendários secundários também agendem o Notetaker automaticamente (requer ativação pela MeetRox).
Reuniões internas são gravadas automaticamente?
Não. Reuniões só com participantes da sua empresa são tratadas como internas, inclusive as organizadas por um grupo do Google. Para gravar uma reunião interna, use a Extensão.
Preciso aceitar o bot imediatamente?
Sim. O ideal é aceitá-lo assim que aparecer na sala de espera, pois ele permanecerá aguardando por até 5 minutos.
O bot entra exatamente no horário da reunião?
Não. Atualmente ele solicita entrada aproximadamente 1 minuto antes do horário agendado.
O cliente consegue admitir o bot?
Normalmente não.
Quem consegue admitir o bot são participantes da organização responsável pelo convite.
O organizador da agenda precisa ser quem conduz a reunião?
Não.
O importante é que a pessoa integrada à MeetRox esteja presente e tenha aceitado o convite.
O que acontece se ninguém entrar na reunião?
Após aproximadamente 5 minutos sem participantes, o bot encerra automaticamente a tentativa de gravação.
A gravação começa quando o bot entra?
O bot entra na reunião automaticamente, mas a transcrição começa quando há fala na reunião.