O que você consegue fazer
Ao integrar o Outlook Calendar com a MeetRox, você consegue:
Gravar automaticamente reuniões realizadas no Microsoft Teams.
Receber a transcrição completa da conversa.
Gerar resumos automáticos com IA.
Utilizar o Assistente Rox para consultar informações sobre a reunião.
Aplicar Scorecards automáticos (quando configurados).
Utilizar CRM Link e CRM Autofill (quando configurados).
Centralizar todas as gravações na plataforma MeetRox.
Como funciona a gravação automática
A MeetRox monitora continuamente sua agenda do Outlook Calendar para identificar reuniões elegíveis para gravação.
Quando uma reunião atende às regras abaixo, o notetaker é programado automaticamente.
Durante o horário da reunião:
o bot solicita entrada aproximadamente 1 minuto antes do horário agendado;
após ser admitido, inicia automaticamente a gravação.
Importante: anteriormente o bot solicitava entrada com aproximadamente 2 minutos de antecedência. Esse comportamento foi atualizado para 1 minuto antes do horário da reunião.
Regras para que uma reunião seja gravada
1. A reunião deve possuir pelo menos um participante externo
A MeetRox grava automaticamente apenas reuniões consideradas externas.
Uma reunião é considerada externa quando existe pelo menos um participante com domínio de e-mail diferente da sua empresa.
Exemplo
Empresa:
Cliente:
ou
Neste cenário, a reunião será considerada externa.
Caso todos os participantes possuam o mesmo domínio da empresa, a reunião será considerada interna e não será gravada automaticamente.
2. O convite deve ser enviado com pelo menos 10 minutos de antecedência
A MeetRox precisa sincronizar as agendas para identificar a reunião.
Caso o convite seja enviado poucos minutos antes do horário marcado, a reunião poderá não ser identificada a tempo.
3. O convite deve estar aceito pelo usuário integrado
O organizador da reunião não precisa necessariamente participar da chamada.
O importante é que:
a pessoa que conduzirá a reunião esteja integrada à MeetRox;
ela tenha aceitado o convite enviado pelo Outlook Calendar;
o convite tenha sido criado com pelo menos 10 minutos de antecedência.
E se o evento estiver em outro calendário? Por padrão, a MeetRox lê o seu calendário principal. É possível sincronizar todos os seus calendários, e aí as reuniões em calendários secundários também passam a agendar o Notetaker automaticamente (requer ativação pela MeetRox).
4. O bot precisa ser admitido na reunião
Quando chegar o horário da reunião, o notetaker solicitará entrada automaticamente.
É importante que algum participante interno aceite essa solicitação o quanto antes.
Atualmente:
o Microsoft Teams remove automaticamente participantes que permanecem muito tempo na sala de espera;
por isso, o tempo máximo de espera foi reduzido de 10 minutos para aproximadamente 5 minutos.
Caso ninguém aceite o bot nesse período, ele encerrará automaticamente a tentativa de entrada.
5. Se ninguém entrar na reunião, o bot também será encerrado
Caso nenhum participante entre na reunião, o notetaker aguardará aproximadamente 5 minutos.
Após esse período, ele encerrará automaticamente a tentativa de gravação.
Essa alteração reduz tentativas desnecessárias em reuniões canceladas ou que não aconteceram.
6. Posso inserir o bot manualmente?
Sim, pela Extensão MeetRox: no Microsoft Teams, cole o link da reunião na Extensão e convide o Notetaker. Se existir um evento na agenda, a gravação instantânea é associada a ele, identificando os participantes e permitindo o vínculo com o CRM.
A entrada automática continua valendo só para reuniões identificadas pela integração com o Outlook Calendar.
Passo a passo para garantir que sua reunião seja gravada
1. Conecte seu Outlook Calendar à MeetRox.
2. Crie a reunião pelo Outlook Calendar.
3. Convide todos os participantes.
Inclua pelo menos um participante externo.
4. Envie o convite com pelo menos 10 minutos de antecedência.
5. Certifique-se de que o usuário integrado aceitou o convite.
6. Entre normalmente na reunião.
O bot solicitará entrada aproximadamente 1 minuto antes do horário agendado.
7. Aceite o notetaker.
Após ser admitido, a gravação será iniciada automaticamente.
Quando utilizar a Extensão MeetRox
A Extensão MeetRox é recomendada quando a reunião não atende às regras da gravação automática ou quando você precisa iniciar uma gravação em um cenário não suportado pela integração com o Outlook Calendar, como reuniões criadas com "Reunir agora".
Consulte o artigo Extensão MeetRox para conhecer os casos de uso.
Boas práticas
Agende sempre suas reuniões pelo Outlook Calendar.
Envie o convite com pelo menos 10 minutos de antecedência.
Convide pelo menos um participante externo quando desejar gravação automática.
Aceite rapidamente a entrada do bot.
Evite alterar o evento poucos minutos antes do início da reunião.
Verifique periodicamente se a integração com o Outlook Calendar permanece conectada.
⚠️ Alertas importantes
O bot solicita entrada aproximadamente 1 minuto antes do horário agendado.
O tempo máximo de espera na sala de espera é de aproximadamente 5 minutos.
Caso ninguém aceite o bot nesse período, a gravação não será iniciada.
Reuniões criadas utilizando links instantâneos ("Reunir agora") não são gravadas automaticamente. Nesses casos, use a Extensão para convidar o Notetaker pelo link.
O convite deve existir na agenda do Outlook e possuir um participante externo.
Erros mais comuns
A reunião não apareceu na MeetRox
Possíveis causas:
convite enviado com menos de 10 minutos de antecedência;
reunião criada fora do Outlook Calendar;
ausência de participante externo;
integração desconectada;
evento criado em um calendário secundário, sem a sincronização de todos os calendários ativada.
O bot não entrou na reunião
Possíveis causas:
nenhum usuário integrado aceitou o convite;
reunião interna;
evento alterado próximo ao horário da reunião.
O bot entrou, mas saiu rapidamente
Isso normalmente acontece quando:
ninguém admitiu o bot;
ninguém entrou na reunião;
a reunião foi cancelada.
A gravação ainda está processando
Após o encerramento da reunião, o processamento pode levar até 15 minutos.
Recomendações de configuração
Antes de utilizar a integração, confirme que:
Outlook Calendar está conectado.
O usuário possui permissão para acessar sua agenda.
Os convites são enviados pelo Outlook Calendar.
Existe pelo menos um participante externo.
O usuário integrado aceitou o convite.
Exemplos práticos
Exemplo 1 - Reunião gravada corretamente
Evento criado no Outlook Calendar.
Convite enviado 30 minutos antes.
Cliente externo convidado.
Usuário integrado entrou.
Bot admitido.
Resultado: a reunião será gravada normalmente.
Exemplo 2 - Reunião não gravada
Todos os participantes pertencem ao domínio da empresa.
Resultado: a reunião será considerada interna e não será gravada automaticamente.
Exemplo 3 - Bot saiu da reunião
O notetaker solicitou entrada, porém ninguém o admitiu.
Resultado: após aproximadamente 5 minutos, ele encerrará automaticamente a tentativa.
Perguntas frequentes (FAQ)
Posso inserir o bot manualmente?
Sim, pela Extensão MeetRox. No Microsoft Teams, cole o link da reunião na Extensão e convide o Notetaker.
Posso gravar uma reunião criada utilizando "Reunir agora" no Teams?
Não automaticamente. Mas você pode gravá-la pela Extensão MeetRox, colando o link da reunião do Teams. Para a gravação automática, a reunião precisa existir como evento no Outlook Calendar.
A gravação feita pela Extensão fica ligada ao evento da agenda?
Sim. Se existir um evento na agenda para aquela reunião, a gravação é associada a ele automaticamente, com os participantes identificados e o vínculo com o CRM.
Tenho mais de um calendário no Outlook. Todos são lidos?
Por padrão, só o calendário principal. É possível sincronizar todos os seus calendários para que reuniões em calendários secundários também agendem o Notetaker automaticamente (requer ativação pela MeetRox).
Reuniões internas são gravadas automaticamente?
Não. Reuniões só com participantes do domínio da sua empresa são consideradas internas. Para gravar uma reunião interna, use a Extensão.
O bot entra exatamente no horário da reunião?
Não. Atualmente ele solicita entrada aproximadamente 1 minuto antes do horário agendado.
Quanto tempo o bot espera na sala de espera?
Aproximadamente 5 minutos. Após esse período, caso ninguém o aceite, ele encerra automaticamente a tentativa de entrada.
Quem pode admitir o bot?
Qualquer participante interno da organização responsável pelo convite.
Participantes externos normalmente não conseguem visualizar ou admitir o notetaker.
O organizador da reunião precisa participar?
Não.
O importante é que o usuário integrado esteja presente no convite, tenha aceitado o evento e participe da reunião.
Quanto tempo leva para a reunião aparecer na MeetRox?
Após o término da reunião, o processamento pode levar até 15 minutos.
Existe limite para a duração da gravação?
Sim. Cada gravação possui duração máxima de 3 horas.
Checklist final
Antes da reunião, confirme:
Outlook Calendar conectado.
Evento criado no Outlook Calendar.
Convite enviado com pelo menos 10 minutos de antecedência.
Pelo menos um participante externo adicionado.
Usuário integrado aceitou o convite.
Bot admitido rapidamente na reunião.