Para entendermos o que aconteceu, é importante listar as situações em que o bot de gravação pode não ter entrado na reunião.
Veja abaixo se alguma delas aconteceu contigo:
Usuário não integrou sua agenda (Calendar ou Outlook) na MeetRox
Para entrar nas reuniões com o bot de gravação, precisamos ter acesso às agendas dos usuários. Para verificar se o usuário está integrado ou não, basta clicar no menu superior direito da tela > editar perfil > abaixar a tela até o final.
A agenda precisa estar com uma tag "Conectado". Caso não esteja, basta conectar
A reunião foi agendada num intervalo menor do que 10 minutos
Quando a reunião é agendada para ser feita logo na sequência do agendamento, o nosso scanner de eventos não consegue pegar essa reunião a tempo e agendar a entrada do bot para a gravação.
O cliente enviou o convite dessa reunião
Quando a outra empresa envia o convite de reunião, o aceite do bot fica sob responsabilidade dessa empresa. Ou seja, o bot entrou, porém o cliente não foi aceito.
Aqui, é importante lembrar: A empresa organizadora é a única que consegue visualizar quando o bot pede participação. Portanto, se o cliente é o dono desse evento, apenas ele verá o bot.
Nesse caso, é comum que o terceiro recuse o bot, por não saber de quem ou do que se trata.
A reunião foi feita sem convite, apenas por link instantâneo ou agendado
Quando falamos de Google Meet, é possível criar um link de reunião instantâneo ou para depois. E nestes dois cenários, é impossível que o nosso scanner programe a entrada do bot. Isso porque, não existe evento na Agenda do usuário.
O evento da reunião foi enviado sem o e-mail externo do cliente
O bot de gravação entra automaticamente apenas em reuniões externas. E o gatilho de entrada é o convite da reuniões conter pelo menos 1 e-mail com o @dominio.com diferente do e-mail da sua empresa.
Portanto, caso o evento seja criado sem esse e-mail, o bot não é programado para entrar.
Pode acontecer do usuário incluir o e-mail faltando poucos minutos para o início da reunião. Com isso, caímos no primeiro citado acima.
O agendamento de reunião feito pelo CRM não estava integrado com a Agenda (Calendar ou Outlook)
O evento foi agendado dentro do CRM, mas não foi para o calendário principal. Seja ele o Google Calendar ou Microsoft Outlook.
Nesse caso, é importante que o CRM e a Agenda estejam devidamente integrados
Se o seu caso ou de alguém do seu time não estiver previsto num destes cenários acima, procure o Time Suporte Rox para identificarmos o que pode ter acontecido e corrigirmos com o máximo de agilidade!